Powierzenie osobistych problemów do rozwiązania agencji detektywistycznej często wiąże się ze sporym stresem. Obawy pojawiają się, o to czy podmiot wykonujący usługę będzie lojalny, dyskretny, rzetelny i profesjonalny w swoim działaniu. Klienci korzystający z usług biur detektywistycznych w sprawach rodzinnych w 99% robią to po raz pierwszy i ostatni. Jeśli do biura trafiają z polecenia – stres jest mniejszy. Jeśli natomiast kontakt jest przypadkowy – wytypowany z internetu – obawy są większe. Pierwsze spotkanie dla klienta może być stresujące, ponieważ wiąże się z ujawnieniem, przed obcą osobą, sekretów ze swojego życia. Warto, aby w takiej chwili pamiętać jakie obowiązki wobec klientów ma agencja detektywistyczna. O czym należy pamiętać już podczas pierwszego spotkania, ale także na dalszym etapie współpracy i po jej zakończeniu.
Przedstawione poniżej zasady obowiązują w mojej firmie podczas wykonywania usługi dla zleceniodawcy.
Pierwszą rzeczą, która następuje po przedstawieniu przez klienta problemu i uzgodnieniu warunków między stronami, jest sporządzenie umowy. Umowa jest nieodłącznym elementem usługi detektywistycznej. To warunek konieczny, aby czynności wykonywane przez detektywa uznać za usługę detektywistyczną. Mówi o tym art. 2 ustawy o usługach detektywistycznych z dnia 6 lipca 2001 r. „
„1. Usługami detektywistycznymi są czynności polegające na uzyskiwaniu, przetwarzaniu i przekazywaniu informacji o osobach, przedmiotach i zdarzeniach, realizowane na podstawie umowy zawartej ze zleceniodawcą, w formach i w zakresach niezastrzeżonych dla organów i instytucji państwowych na mocy odrębnych przepisów…”
Im umowa jest bardziej szczegółowa tym lepiej zabezpiecza strony. Powinna zawierać jak najdokładniej kwestie związane z wynagrodzeniem i sposobem rozliczania za usługę. Umowa z biurem detektywistycznym musi mieć wyłącznie formę pisemną. Mówi o tym art 23, ust 1, pkt 2 ustawy o usługach detektywistycznych z dnia 6 lipca 2001 r. – „Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie usług detektywistycznych jest obowiązany:
2) zachowywać formę pisemną umów dotyczących wykonywanej działalności gospodarczej w zakresie usług detektywistycznych.
Do umów o wykonanie usług detektywistycznych stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego dotyczące umów zleceń.
Najważniejszą cechą umowy zlecenia jest to, że jest to umowa starannego działania, a nie osiągnięcia efektu. Detektywi prowadzący sprawy powinni wykazywać się profesjonalizmem, zaangażowaniem, kreatywnością myślenia i wdrażanych metod aby zmierzać w kierunku wyznaczonego celu tzn. przyjętego w umowie jej przedmiotu. Cel postawiony w przedmiocie umowy, mimo dużego zaangażowania z obiektywnych przyczyn, może nie nastąpić. Jako przykład warto przytoczyć zlecenia w sprawach rozwodowych, gdy nie potwierdzają się podejrzenia klienta, że zmiana w zachowaniu współmałżonka wynika z niewierności, a w rzeczywistości na przykład kłopotów w pracy lub problemów zdrowotnych.
Ustawa o usługach detektywistycznych w art. 6 określa, że „Detektyw powinien, przy wykonywaniu czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1, kierować się zasadami etyki, lojalnością wobec zlecającego usługę i szczególną starannością, aby nie naruszyć wolności i praw człowieka i obywatela.”
Kolejny obowiązek został ujęty w art. 11 ustawy o usługach detektywistycznych
Art. 11 Detektyw przy wykonywaniu czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1, jest obowiązany:
1) przestrzegać przepisów prawa oraz odmówić wykonania czynności niezgodnej z prawem lub nieetycznej;
2) zachować należytą staranność i rzetelność, a zwłaszcza sprawdzić zgodność z prawdą uzyskanych informacji.
Dla klienta bardziej istotny jest pkt. 2, który narzuca obowiązek zachowania należytej staranności w szczególności w najważniejszym zakresie działania detektywa, czyli weryfikacji prawdziwości uzyskanych informacji. Od tego jakie dane zostaną przedstawione i czy została sprawdzona ich prawdziwość, często zależy ważny interes klienta. Należytą staranność w działaniach detektywa musi charakteryzować profesjonalizm, rzetelność, terminowość.
Klient podczas trwania wykonywania usługi ma prawo do informowania go na bieżąco o przebiegu czynności i efektach podejmowanych działań, w tym również poświęconego czasu pracy i poniesionych kosztach.
Informacje i dane zgromadzone w czasie realizacji sprawy detektywistycznej znajdują odzwierciedlenie w sprawozdaniu. Obowiązek sporządzenia sprawozdania spoczywa zarówno na detektywie realizującym czynności jak i przedsiębiorcy. Sprawozdanie dla klienta przekazuje przedsiębiorca z którym została podpisana umowa. Obowiązek ten wynika zarówno z art. 740 KC., jak i art. 23b ustawy z dnia 6 lipca 2001 roku o usługach detektywistycznych.
Art. 23b
1. Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie usług detektywistycznych ma obowiązek sporządzić końcowe pisemne sprawozdanie z wykonanych czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1, zawierające w szczególności:
1) datę zawarcia umowy;
2) opis przedmiotu umowy;
3) określenie zakresu i przebiegu przeprowadzonych czynności;
4) opis stanu faktycznego;
5) datę zakończenia czynności w sprawie.
2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, wraz z materiałami dokumentującymi opis stanu faktycznego przekazuje się zleceniodawcy.
Kodeks Cywilny natomiast w art. 740 stanowi, że: „Przyjmujący zlecenie powinien udzielać dającemu zlecenie potrzebnych wiadomości o przebiegu sprawy, a po wykonaniu zlecenia lub po wcześniejszym rozwiązaniu umowy złożyć mu sprawozdanie. Powinien mu dać wszystko, co przy wykonaniu zlecenia dla niego uzyskał, chociażby w imieniu własnym.”
Właściwie sporządzone sprawozdanie, zawierające opis rzetelnie przeprowadzonych czynności jest najważniejszym dokumentem otrzymanym od biura detektywistycznego. (Kwestia sprawozdania z wykonania usługi detektywistycznej zostanie opisana w odrębnym artykule BLOGa) Również dane osobowe zgromadzone w trakcie wykonania zlecenia są przekazywane zleceniodawcy. Mowa o tym w art. 28b
1. Po zrealizowaniu usługi detektywistycznej detektyw lub zatrudniający go przedsiębiorca obowiązany jest przekazać zleceniodawcy dane osobowe zebrane podczas wykonywania czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1.
Klienci zlecając usługę mają czasem obawy, czy fakt złożenia zlecenia oraz jego przebieg nie zostanie ujawniony osobom trzecim. Ustawa o usługach detektywistycznych reguluje także takie kwestie i narzuca detektywowi (art. 12) jak i zatrudniającemu go przedsiębiorcy (art. 23a) obowiązek zachowania tajemnicy.
Art. 12
1. Detektyw jest obowiązany zachować w tajemnicy źródła informacji oraz okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość w trakcie wykonywania czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1. 2. Obowiązek zachowania tajemnicy ciąży na detektywie także po zaprzestaniu wykonywania czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1. 3. Detektyw może zostać zwolniony z zachowania tajemnicy na zasadach określonych w Kodeksie postępowania karnego.
Art. 23a
1. Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie usług detektywistycznych, będący osobą fizyczną, jest obowiązany zachować w tajemnicy źródło informacji oraz okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość w związku z wykonywaniem umowy zawartej ze zleceniodawcą, o której mowa w art. 2 ust. 1.
2. W przypadku przedsiębiorcy wykonującego działalność gospodarczą w zakresie usług detektywistycznych, niebędącego osobą fizyczną, obowiązek, o którym mowa w ust. 1, spoczywa na wszystkich osobach, które działając na rzecz przedsiębiorcy powzięły wiadomość o źródłach informacji oraz okolicznościach sprawy będącej przedmiotem umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcą a zleceniodawcą, o której mowa w art. 2 ust. 1.
3. Przedsiębiorca, o którym mowa w ust. 1, albo osoby, o których mowa w ust. 2, mogą zostać zwolnieni z zachowania tajemnicy na zasadach określonych w Kodeksie postępowania karnego.
Powyżej zostały opisane najważniejsze obowiązki biura detektywistycznego wobec klienta. Ich realizacja zapewni zleceniodawcy właściwe wykonanie czynności w ramach powierzonej sprawy i zabezpieczy jego interes.
